METODOS PARA LA DESCRIPCION Y EL ANALISIS DE PUESTO.

La descripción y el análisis de puesto constituyen una responsabilidad de línea y una función de staff. La responsabilidad de proporcionar la información sobre el puesto es únicamente de línea, mientras que la prestación de los servicios para la recolección y organización de la información es responsabilidad de la función de staff, responsabilidad por el analista de puesto. De este modo el analista de puesto puede ser un empleado especializado del staff, así como el jefe del departamento en el que se encuentra el puesto que va ser descrito y analizado e incluso el propio ocupante del puesto.

Los métodos más utilizados suelen ser los siguientes:

  • Observación directa.

  • Cuestionario.

  • Entrevista directa.

  • Métodos mixtos.


METODO DE OBSERVACION DIRECTA.

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por su eficiencia como por ser históricamente uno de los métodos más antiguos. Su empleo es muy eficaz en estudios de micromovimientos, así como de tiempos y métodos. El análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puesto anota en una “hoja de análisis de puesto” los puntos clave de sus observaciones. Es lo más adecuado para trabajadores que realizan operaciones manuales o de carácter sencillo y repetitivo. Los puestos rutinarios y repetitivos permiten el uso del método de observación directa debido a que el amplio contenido de tareas manuales se puede verificar fácilmente por medio de la observación visual. Como la observación no siempre proporciona todas las respuestas ni aclara todas las dudas, por lo general se recomienda complementar con una entrevista hecha al ocupante o a su superior.




d.jpg



CARACTERISTICAS DEL METODO DE OBSERVACION DIRECTA.

1. La obtención de datos sobre un puesto se hace mediante la observación visual de las actividades del ocupante del puesto, realizada por el analista especializado

2. Mientras la participación que tiene el analista en la obtención de los datos es activa, la participación del ocupante es pasiva.




de.jpg




VENTAJAS DEL METODO DE OBSERVACION DIRECTA.

1.Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (el analista de puesto) y del hecho de que sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo.

2.No requiere la paralización del ocupante del puesto.

3.Método ideal para puestos sencillos y repetitivos.

4.Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formulación básica del analista de puesto (¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿para que lo hace?

DESVENTAJAS DEL METODO DE OBSERVACION DIRECTA.

1. Costo elevado, pues para que el método sea completo se requiere un tiempo prolongado en el análisis de puesto.

2. La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la observación de datos verdaderamente importantes para el análisis.

3. Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.

Sea conseja que ese método se emplee en combinación con otros, de manera que el análisis resulte mucho más completo y fiel.


¿QUIÉN DEBE HACER LA OBSERVACION?

El método de observación directa debe realizarlo un analista de puestos o una persona capacitada para ello. En realidad, la observación es típicamente una función de staff.



Equipo.jpg U.png


GRETTY ATALIDO




METODO DEL CUESTIONARIO

El análisis se efectúa al solicitar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto por analizar o sus jefes o supervisores) que conteste un cuestionario para el análisis del puesto, que responda por escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus características.



l.jpg

Si se trata de un gran número de puestos similares y de naturaleza rutinaria y burocrática, es más económico y rápido hacer un cuestionario que se les distribuya a todos los ocupantes de esos puestos. Debe ser un cuestionario hecho a la medida que permita obtener las respuestas correctas y una información que pueda ser utilizada. Un requisito de este cuestionario es que se somete primero a uno de los ocupantes y a su superior para probar la pertinencia y adecuación de las preguntas, así como para eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, las lagunas o las dudas en las preguntas.


CARACTERISTICAS DEL CUESTIONARIO

1. La obtención de datos sobre un puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el análisis de puesto.

2. Mientras la participación del analista de puesto en la obtención de los datos (llenado del cuestionario) es pasiva, la participación del ocupante (quien lo contesta) es activa.




o.jpg


VENTAJAS DEL CUESTIONARIO.

1. El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión más amplia del contenido y de sus características, además de contar con la participación de varios niveles.

2. Es el método más económico para el análisis de puesto.

3. Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos, contestado por ellos y devueltos con la relativa rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos para el análisis de puesto.

4. Es el método ideal para analizar puestos de alto niel, sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos.


DESVENTAJAS DEL CUESTIONARIO.

1. El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden tener dificultades para interpretarlo y responderlo por escrito.

2. Exige planeación y realización cuidadosa.

3. Tiende a ser superficial y distorsionado.


¿QUIEN DEBE ELABORAR YA APLICAR EL CUESTIONARIO?

El cuestionario debe ser elaborado por un analista de puesto en función de los factores de análisis elegidos. Posteriormente, debe ser enviado a los ocupantes a los gerentes para que lo llenen y devuelvan. Con el cuestionario, el analista de puesto tiene toda la información necesaria sobre cada uno de los puestos de la organización. Se preserva la responsabilidad de línea – del gerente—y también la función de staff en términos de la preparación y obtención de los datos.


y.jpg




YENY MORA





METODO DE LA ENTREVISTA.

El método de la entrevista más flexible y productiva la entrevista que el analista de puestos le hace al ocupante del puesto. Si la entrevista está bien estructurada, se puede obtener información sobre todos los aspectos del puesto, sobre la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que lo componen y sobre los porqués y cuándos. Se pueden desarrollaren relación con las habilidades que se requieren para el puesto, además es posible cruzar informaciones obtenidas de ocupantes de otros puestos similares, verificando las discrepancias en la información; y si es necesario, se pueden realizar consultas al supervisor inmediato para asegurarse de la validez de las declaraciones obt4enidas. Garantiza una interacción directa entre analista y empleado, lo que permite la eliminación de dudas y sospechas, especialmente en el caso de empleados difíciles o reacios. Últimamente, es el método preferido entre los responsables de la planeación del análisis de puesto. Se basa en el contacto directo y en los mecanismos de colocación y de participación.

El método de la entrevista directa consiste en obtener los datos relativos al puesto que se desea analizar, por medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con su jefe inmediato. Se puede hacer solo con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.




ENT.jpg





AA.jpg

CARACTERISTICAS DE LA ENTREVISTA DIRECTA.

1. La obtención de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto.

2. La participación es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la obtención de los datos.


VENTAJAS DE LA ENTREVISTA DIRECTA.

1. Obtención de los datos del puesto a través de las personas que mejor lo conocen.

2. Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.

3. Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona un mayor resultado en el análisis, debido a la obtención estandarizada y racional de los datos.

4. No tiene contradicciones: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.


DESVENTAJAS DE LA ENTREVISTA.

1. Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una fatal de compresión y no aceptación de sus objetivos.

2. Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos.

3. Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.

4. Costo operacional elevado: es necesario analistas con experiencia y la paralización del trabajo del ocupante.


¿QUIEN DEBE EMPLEAR LA ENTREVISTA?

La entrevista con el ocupante, después con el supervisor para efectos de confirmación, debe ser realizada por el analista de puestos. la función de staff, entrevistar para obtener los datos, y la responsabilidad de línea, proporcionar la información respecto a los puestos, se preservan.






S.jpg




ROSA ZAPATA




METODO MIXTO.

Es evidente que cada uno de los métodos de obtención de información para el análisis del puesto tiene ciertas características, ventajas y desventajas. Para neutralizar las desventajas y sacar el mayor provecho posible de las ventajas, la opción es utilizar métodos mixtos. Estos son combinaciones eléctricas de dos o más métodos de análisis. Los métodos mixtos más utilizados son:

1. Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este ultimo llena el cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.

2. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el supervisor, para ampliar a aclarar los datos obtenidos.

3. Cuestionario y entrevista ambos con el supervisor.

4. Observaciones directa con el ocupante y entrevista con el supervisor.

5. Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.

6. Cuestionario con el supervisor y observación directa con el ocupante, entre otros.

En la elección de una de estas combinaciones se deben considerar tanto las particularidade4s de la empresa como los objetivos del analista y la descripción de puestos, el personal disponible para las tareas, etcétera.



SS.png



MODELO DE SUSTITUCION DE CARGOS CLAVE


Es la representación visual de quien sustituye a quien en la eventualidad de una vacante futura en la organización. El montaje del sistema requiere un organigrama con información suministrada por el sistema de información gerencia.


Cada empleado se clasifica en tres alternativas de promoción:


1. Desempeño excepcional


2. Desempeño satisfactorio


3. Desempeño regular


4. Desempeño deficiente



MODELO BASADO EN EL FLUJO DE PERSONAL


Es un modelo vegetativo y conservador, de naturaleza contable, adecuado para organizaciones estables y sin planes de expansión, en las cuales la única preocupación es llenar las vacantes existentes y dar continuidad a lo cotidiano.

Este modelo puede anticipar las consecuencias de las contingencias como la política de promoción de la organización, aumento de la rotación o dificultades de reclutamientos. Es muy útil en el análisis de las consecuencias del sistema de carreras, cuando la organización adopta una política coherente en ese sentido.


MODELOS DE PLANEACION INTEGRADA


La planeación de personal tiene en cuenta cuatro factores o variables:


a) Volumen de producción planeado por la organización


b) Cambios tecnológicos en la organización, que modifican la productividad del personal


c) Condiciones de oferta y demanda en el mercado y comportamiento de los clientes


d) Planeación de carreras dentro de la organización.


El modelo integrado es un modelo sistémico de planeación de personal que permite un diagnostico adecuado para tomas decisiones.



EJEMPLO DE MODELO DE SUSTITUCIÓN DE PUESTOS CLAVES

Dentro de la empresa Iusacell, desde hace un mes se ha seguido el desempeño del Lic. Ortiz quien tiene el cargo de Jefe de Depto. de Ventas en la Compañía, el Lic. Ortiz aunque ha cumplido satisfactoriamente con las expectativas del puesto desde que fue promovido a este, desde hace 2 meses ha caído el enfoque primordial de su función; por esta razón el Director general a puesto en marcha como estrategia, que si este no mejora su desempeño tomara como acción la sustitución en su cargo; aunque ya tiene 3 prospectos aun no sabe cuál de los tres será el más apto para hacerse cargo del Departamento. Por esta razón ha decidido utilizar el modelo de Sustitución de Cargos Clave para tomar la mejor decisión.

Candidatos: 1. Lic. José Martin 2. Lic. Alma Fonseca 3. Sr. Gustavo Buendía.

Primer paso: Cada empleado se clasificara entre 3 alternativas de promoción, de acuerdo a su desempeño para el área vacante.

(A) Listo para promoción inmediata (B) Requiere mayor experiencia en el área (C) Empleado con sustituto ya preparado Lic. José Martin (a) Lic. Alma Fonseca (a) Sr. Gustavo Buendía (B)

Segundo paso: Cada uno de los empleados será evaluado de acuerdo a su trabajo.

(1) Desempeño excepcional (2) desempeño satisfactorio (3) desempeño regular (4) desempeño deficiente

Sr. José Martin (2) Lic. Alma Fonseca (1) Lic. Gustavo Buendía (2)


Al realizar esta evaluación a sus tres candidatos el Director General, concluyó que:

1. El Sr. José Martin está listo para ser promovido inmediatamente, pero su desempeño es satisfactorio.

2. La Lic. Alma Fonseca también está lista para ser promovida inmediatamente y su desempeño es excepcional.

3. En cambio, el Lic. Gustavo Buendía requiere mayor experiencia en el área y su desempeño es considerado como satisfactorio, por lo que es descartado de la lista de candidatos a ocupar el cargo.



P.png



KATERINE ROJAS